Рабочий день юриста далеко не всегда состоит из сложных договоров, судебных споров и правовых заключений. Между ними приходится заниматься десятками небольших операций: открыть файл, найти реквизиты, проверить комплект документов, перенести данные в CRM, разобраться в сотнях вложений.

По отдельности такие действия занимают несколько минут. Но если повторять их десятки и сотни раз, на техническую работу могут уходить часы. Именно такие задачи одними из первых можно передать технологиям.

«Декодика» автоматизирует работу с документами с помощью решений «Сканикс» и «Трим»: первый распознает и анализирует документы, извлекает из них данные и передает их в CRM, второй помогает классифицировать, структурировать и технически обрабатывать файлы.

О том, какие задачи уже сегодня можно автоматизировать и как это меняет работу юридических отделов, рассказывает генеральный директор ООО «Декодика» Наталья Кошеляева.

Представим обычную ситуацию: в юридический отдел поступает договор в виде скана. Чтобы внести его данные в рабочую систему, специалисту нужно найти номер, дату, реквизиты сторон, суммы и другие сведения, а затем вручную перенести их в нужные поля.

«Сканикс» автоматически распознает документы и извлекает из них необходимые данные. Информация может передаваться в CRM, а специалисту остается проверить результат и работать уже с готовыми данными. Кроме того, решение может анализировать такие элементы документа, как печати и подписи, а также формировать его краткое содержание.

В крупной компании документы поступают постоянно: договоры, дополнительные соглашения, акты, заявления и другие файлы. Сначала нужно понять, что именно пришло, а затем распределить документы по нужным категориям.

«Трим» автоматически определяет тип документа и помогает систематизировать массив файлов. Это позволяет не просматривать каждый документ вручную и подготовить его к дальнейшей обработке.

Техническая обработка тоже отнимает время. Файлы могут иметь разные форматы и названия, несколько документов могут оказаться в одном файле, а страницы — в неправильном порядке.

«Трим» приводит документы к единому формату, объединяет и разделяет файлы, нумерует страницы и переименовывает документы по заданным правилам. Система также может выявлять поврежденные и потенциально вредоносные файлы.

Еще одна возможность — сравнение связанных документов. «Трим» сопоставляет файлы и помогает находить расхождения: например, в реквизитах или персональных данных.

Когда документов сотни или тысячи, ручная обработка быстро превращается в отдельный трудоемкий процесс. Автоматизация позволяет работать с массивом целиком: «Сканикс» распознает документы и извлекает данные, а «Трим» помогает определить их тип и структурировать файлы.

В результате увеличение объема документов не обязательно означает пропорциональный рост ручной нагрузки на юридический отдел.

Автоматизация может использоваться не только для технических операций. AI способен анализировать информацию по заданным критериям, классифицировать обращения и готовить черновики типовых ответов на основе накопленной практики и внутренних правил компании.

Например, специалист может получить подготовленный вариант ответа клиенту, проверить его и при необходимости скорректировать. В сложных или спорных ситуациях, а также при коммуникации с регуляторами, окончательное решение остается за юристом.

На практике «Сканикс» и «Трим» могут закрывать разные этапы одного процесса: «Трим» помогает подготовить и структурировать документы, а «Сканикс» — распознать их, извлечь необходимые сведения и передать данные дальше.

Так автоматизируется не отдельная операция, а последовательность работы с документами: от поступления файла до передачи информации в рабочую систему. Юрист при этом тратит меньше времени на техническую обработку и больше — на задачи, где действительно нужны опыт, анализ и профессиональное суждение.