Неточности в документообороте полностью исключить практически невозможно. Сотрудник может неверно внести данные, а автоматизированная система — некорректно обработать нестандартный документ. Поэтому для бизнеса важно контролировать частоту таких случаев и не допускать серьезных последствий.

Как этого добиться, рассказывает Алексей Тоябин, IT-директор ООО «Декодика».

Сами по себе погрешности не всегда становятся проблемой. Если они не влияют на результат, быстро обнаруживаются и не создаю дополнительных затрат, бизнес может практически не замечать их. Поэтому задача компании — выстроить процесс так, чтобы неточности возникали как можно реже и не приводили к существенным операционным или регуляторным рискам.

На практике здесь работают 2 основных подхода:

В некоторых процессах лучше сочетать оба подхода. Например, система может обрабатывать основной массив документов, а сотрудник — проверять нестандартные случаи и контролировать результат.

Выбор зависит от:

Если сотрудники вручную обрабатывают сотни тысяч или миллионы файлов, процесс становится дорогим и плохо масштабируется. При небольшом объеме документов может оказаться выгоднее расширить команду на одного-двух сотрудников и правильно организовать их работу.

Автоматизация заметно снижает число опечаток и других неточностей, но не устраняет их полностью. После перехода на технологии меняется лишь сам характер рисков.

Условно их можно разделить на 3 категории:

При этом автоматизация дает бизнесу важное преимущество. Программа не устает и не теряет концентрацию после нескольких часов монотонной работы. Она обрабатывает большой массив данных по одним и тем же правилам.

Еще один плюс — скорость. Автоматизированная система может обработать объем документов, на который сотрудникам потребовались бы дни или недели. Для компаний с большим документооборотом это напрямую влияет на производительность и стоимость процессов.

При ручной обработке главным источником риска остается человеческий фактор. Особенно часто встречаются простые ошибки:

Риск возрастает, когда сотрудник ежедневно работает с большим объемом однотипных файлов. Со временем концентрация снижается, и в результате человек может пропустить изменение в документе или отступить от привычного алгоритма. Ситуация может усугубиться при высокой нагрузке, жестких сроках и постоянном переключении между задачами.

Для бизнеса это означает, что качество ручного процесса зависит не только от квалификации сотрудников. Важны также объем работы, организация процесса, нагрузка и время, которое человек тратит на однотипные операции.

Стоимость опечатки или другой неточности в документообороте может оказаться большой независимо от того, кто ее допустил — сотрудник или программа. Например, в сфере взыскания некорректное написание персональных данных клиента может помешать коллекторской организации обратиться в суд. Тогда придется искать причину ошибки и устранять ее последствия, а это потеря времени, денег и других ресурсов.

Поэтому универсального решения для всех компаний нет. При небольшом документообороте эффективная организация ручной работы может закрыть основные потребности бизнеса. При больших объемах понадобится автоматизировать процессы.

В обоих случаях принцип остается одним: контролировать не саму обработку документов, а качество ее результата. Именно это позволяет снижать число ошибок и не допускать, чтобы небольшая неточность повлекла ощутимые потери для бизнеса.